Zakelijke telefonie: hoe slimme bedrijven VoIP benutten 

VoIP werkt precies zoals de naam aangeeft. Je kunt via je breedbandverbinding een telefoongesprek voeren met behulp van VoIP software.

Laat ons je door de werking van VoIP leiden. Allereerst maakt het VoIP-toestel (smartphone, tablet of PC) verbinding met het internet met een toegewezen IP-adres.

Wanneer je via VoIP een zakelijk telefoonnummer kiest, stuurt de adapter analoge spraaksignalen naar de VoIP dienstverlener. De dienstverlener comprimeert de audiosignalen en zet ze om in digitale gegevens die klaar zijn voor overdracht. Vervolgens worden deze digitale spraakpakketten met behulp van het real-time transport protocol (RTP) afgeleverd bij de ontvanger.

Om het hele proces te beveiligen, verzenden VoIP-aanbieders deze gegevenspakketten vaak via het secure real-time transport protocol (SRTP), een versleutelde versie van RTP.

Bij sommige dienstverleners kun je gratis telefoongesprekken voeren met andere VoIP-gebruikers. Betaalde diensten vragen wat kosten om je met gewone telefoons te verbinden tegen een fractie van de gebruikelijke kosten.

Het hangt helemaal af van elk bedrijf en hoe het VoIP gebruikt. Kleine zakelijke VoIP opstellingen zijn vrij eenvoudig. Als de ondernemers hun headset willen gebruiken, hebben ze alleen een adapter nodig om de telefoon op de PC aan te sluiten en de ideale software om gesprekken door te verbinden.

Na het instellen van dit alles kun je beginnen met bellen. Daarnaast zijn er ook speciale IP-telefoons op de markt die precies gemaakt zijn om op je router aan te sluiten.

4 Belangrijkste VoIP Telefoon Kenmerken

1. Geautomatiseerde telefonisten

Automatische telefonisten, of interactieve voice response (IVR), beantwoorden al je inkomende gesprekken en verbinden ze door naar de juiste afdeling of aansluiting zonder dat er een receptionist aan te pas komt.

Verschillende VoIP data gebruiksplannen komen met premium functies zoals gepersonaliseerde begroetingen of de mogelijkheid om door te schakelen naar meerdere nummers.

2. Fluisteren van gesprekken

Met fluistergesprekken kun je de gesprekken van je medewerkers horen en hen instructies in het oor fluisteren als ze hulp nodig hebben.

Het kan dus een geweldig trainingsmiddel zijn voor nieuwe medewerkers of het begeleiden van slecht presterende agenten.

Alleen de agent kan naar je gefluister luisteren – niet de klant aan de andere kant van het telefoongesprek.

3. Gespreksanalyse

Call analytics gebruikt kunstmatige intelligentie (AI) om kritische inzichten op te sporen, te verzamelen en naar buiten te brengen, variërend van klantbehoeften tot het genereren van leads.

Als je aan marketing en verkoop doet, komt deze VoIP-functie zeker van pas.

Bovendien levert call analytics info over je agenten en gespreksprestaties, zodat je dienovereenkomstig datagedreven beslissingen kunt nemen.

4. Gespreksbewaking

Je hebt vast wel eens een bericht gehoord dat je waarschuwt dat je gesprek “gemonitord wordt voor kwaliteitsdoeleinden”.

Met gespreksbewaking kun je telefoongesprekken afluisteren om ervoor te zorgen dat je agenten protocollen volgen en zo goed mogelijk reageren op vragen en behoeften van klanten.

Van daaruit kun je hun prestaties beoordelen en belangrijke feedback geven, zodat ze zich kunnen verbeteren.

VoIP technologie heeft veel te bieden voor je bedrijf. Van Facebook tot Burger King, van Microsoft tot Amazon, het is over de hele linie verwelkomd.

Wereldwijde klanten? Personeel op afstand? Kosten besparen? Uitbreiding van kantoren?

Zakelijke VoIP-telefoondiensten voldoen aan al deze voorwaarden en het is dan ook geen wonder dat ze steeds meer terrein winnen en bedrijven helpen te gedijen in de “nieuwe werkelijkheid”.

Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van VoIP:

1. Portabiliteit en mobiliteit via het Internet

VoIP werkt via het Internet. Door de alomtegenwoordigheid van het Internet kun je je telefoonsystemen overal ter wereld gebruiken.

Gebruik elke internetverbinding of breedband om “in te loggen” op je VoIP account om toegang te krijgen tot je logs, contacten en details. Onderweg gesprekken ontvangen.

Met VoIP kun je je bedrijf met je meenemen. Daarom mis je geen enkele kans.

2. Interactie op meerdere manieren

Met de steeds veranderende voorkeuren van de consument is omnichannel de aangewezen weg.

VoIP-telefoonsystemen passen beter in de omnichannel contact center puzzel dan enige andere communicatietechnologie.

Ze gaan soepel samen met andere communicatiekanalen zoals chat, video en sociale media, en bieden je agenten en klanten een superieure ervaring. Dit is een van de meest prominente voordelen van VoIP.

3. Goedkopere apparatuur en installatie

Omdat voor VoIP geen grootschalige telefoonlijnen en netwerken nodig zijn, is het relatief goedkoper dan conventionele telefoons.

De meeste hardware en software van zakelijke VoIP-aanbieders zijn betaalbaar. Het installeren van deze systemen vergt niet veel ruimte en kan ook op bestaande apparatuur.

Bovendien wordt al het onderhoud en beheer van het systeem gedaan door de VoIP-leverancier.

4. Flexibeler in gebruik dan een gewone telefoon

VoIP kan worden geïmplementeerd via een adapter die op een gewone telefoon wordt aangesloten. Dit maakt het voor grotere bedrijven gemakkelijker om volledig over te stappen op VoIP zonder noemenswaardig verlies van apparatuur.

Hierdoor kunnen werknemers zich op hun gemak voelen met een bekende methode zonder dat ze hun gevoel verliezen.